MASTERCLASS VME BEHEER

MASTERLCLASS VME BEHEER

Deel 1: het belang van termijnplanning voor de kwaliteit van het beheer

Deel 2: conflictbeheersing bij de verliezende minderheid (ism. Federale Bemiddelingscommissie)

Deel 1: het belang van termijnplanning voor de kwaliteit van het beheer

Het belang van termijnplanning is relevant voor de mede-eigenaars en de homogeniteit van de gemeenschap, voor de documentatie en kennis van het technisch dossier van het gebouw en voor het kantoor van de syndicus als onderneming.

Gebouwen verouderen en wetgeving evolueert; dat zijn feiten. Als mede-eigenaars en syndici zijn we genoodzaakt om onze verantwoordelijkheid te nemen, om gebreken aan structuren en installaties te repareren en/of te renoveren of zelfs te moderniseren, terwijl we ons anderzijds ook moeten conformeren aan wet- en regelgeving.

Om die taak naar behoren te kunnen vervullen is het belangrijk dat er een goed technisch dossier is – zoals het postinterventiedossier voor gebouwen vanaf 2001 – met gegevens over gebruikte materialen en technieken, om de levensduur en de totale levenscycluskost te kunnen inschatten.

Bovendien moeten de verantwoordelijken een lijst van mogelijke aannemers en leveranciers kunnen samenstellen, die zowel hun vak als de specificaties van het gebouw kennen, om een effectief en integraal technisch beheer te realiseren.

Zo kunnen de nodige voorzorgen getroffen worden om falen te vermijden, zo kunnen de kosten onder controle gehouden worden en is er een perspectief om de nodige budgetten te bepalen en om te sparen.

Zowel de wetgeving als de staat van het gebouw zetten de VME-gemeenschap onder druk om keuzes te maken en beslissingen te nemen. Zelden zal dat met 100% unanimiteit zijn. Helaas overweegt de overheid beslissingen om de vereiste meerderheid om geldig te beslissen over de uitvoering van bijvoorbeeld energetische renovaties, te laten zaken tot 50%+1.

We betreuren dat overheden zodoende het conflict binnenbrengen in een VME-gemeenschap, want hoe lager de vereiste meerderheid voor grote werken en budgetten, hoe groter de minderheid die vierkant tegen deze beslissing was. Dit getuigt van toxisch leiderschap.

In elk geval zijn beslissingen in een VME – ongeacht de vereiste meerderheid – vaak voorwerp van hoogoplopende emoties. Kennis en inzicht, bijvoorbeeld dankzij een goed termijndossier, kunnen de gemoederen bedaren. Mensen moeten ook tijd krijgen om te wennen aan het idee dat bepaalde projecten geld gaan kosten.

De syndicus kan daarbij een belangrijke rol spelen door VME’s met gebouwen vanaf 15 jaar en ouder, te sensibiliseren om zich te interesseren voor een meerjarenplan voor onderhoud en renovatie, zodat tenminste al het besef bestaat dat die kosten ooit zullen komen.

Bovendien is de syndicus een ondernemer met een visie, een missie en een businessplan of investeringen. Zo’n ondernemer – met personeel – heeft er alle belang bij om een stabiele bedrijfssituatie op te bouwen, met een solide verdienmodel waarbij meerjarencontracten met VME’s een onmisbare basis zijn.

Syndicus is een knelpuntberoep en om talent te kunnen aantrekken is de verloning een belangrijke troef. Maar dan moeten de financiële perspectieven goed zijn en mag de toekomst niet onzeker zijn ten gevolge van onbetrouwbare mede-eigenaars die impulsief zouden beslissen om de samenwerking met de syndicus stop te zetten.

Syndicus is ook een jong beroep dat na de invoering van de Wet op de Mede-eigendom in 1994 gaandeweg geprofessionaliseerd is maar dat nu – dertig jaar later – aan een generatiewissel toe is. Sinds 2020 zien we in België een consolidatiegolf met het ontstaan van netwerken van kantoren door fusies en overnames. De waardering van de portefeuille van een syndicus op de markt van M&A is uiteraard sterk afhankelijk van de recurrente inkomsten en die zijn het logische gevolg van termijncontracten met VME’s.

Maar er is nog een ander groot maatschappelijk fenomeen in het beheer van VME’s dat zich de komende 5 à 10 jaar volledig zal manifesteren: het overnemen door professionele syndici van het beheer van gebouwen die tot dusver beheerd werden door privé-syndici mede-eigenaars. In het kader van zakelijke “due diligence” zou de syndicus-overnemer moeten eisen dat de VME een termijnplan maakt, als lastenboek zelfs, zodat de samenwerking start op basis van concreet meetbare objectieven waardoor misverstanden en discussies tot een minimum herleid worden.

Dat privé-syndici opgevolgd zouden worden door andere mede-eigenaars is weinig waarschijnlijk door zowel de maatschappelijke, als de technische en juridische evoluties in VME-beheer. Terwijl we zien dat “due diligence” in professioneel facility management schering en inslag is.

In deze opleiding geven we syndici toelichting bij de aangehaalde argumenten en leren we hen om mede-eigenaars beter te betrekken bij het waardebeheer van het eigen vastgoed.

Daarvoor wordt zowel verwezen naar normering zoals de NEN-2767, praktijken in professioneel facility management, toepassing van communicatie- en gedragswetenschappen en een introductie in waardebepaling van KMO’s.

Deel 2: conflictbeheersing bij de verliezende minderheid (ism. Federale Bemiddelingscommissie)

Syndici en VME’s kunnen zich niet tevreden stellen met een overwinning in een stemming in de Algemene Vergadering, waarmee een groot renovatieproject werd goedgekeurd, en gewoon verder gaan met de orde van de dag. Want tegenover elke winnende meerderheid staat ook een verliezende minderheid. Laat die onvrede niet ontaarden in een conflict.

Een mede-eigendom is en blijft in eerste instantie een woongemeenschap en daarbij moet de kwaliteit van de menselijke relaties in het gebouw zo goed mogelijk zijn. In tegenstelling tot bij bedrijfsvennootschappen of bij politieke besluitvorming, kunnen mede-eigenaars zich vaak na een “verloren” debat niet terugtrekken in hun privacy om te relativeren.

Integendeel – omdat ze als eigenaar-bewoner de facto met mekaar geconfronteerd worden – laaien de emoties soms weken of maanden of jaren na datum nog hoog op en worden verwijten gemaakt aan mensen uit het “andere kamp” die in het dagelijks leven buren zijn.

Burenruzies zijn niet exclusief voor appartementsgebouwen, maar het proces van besluitvorming volgens de Wet op de Mede-eigendom maakt wel dat men moet stemmen over een voorstel en dat men gedwongen wordt om “voor” of “tegen” te zijn.

Vaak zijn financiële situaties de onderliggende reden waarom mensen tegen renovatieprojecten zijn; vooral bij senioren is de zorg om schuldenvrij te blijven voor zijn erfgenamen bijzonder groot.

Syndici zeggen dat ze soms als psychotherapeut, vrederechter of wijkagent worden aanzien door mede-eigenaars die klachten hebben; welnu, deze opleiding wil die rol institutionaliseren in het kader van het internationale ADR-programma (*)

Een professionele vorming om geschillen te voorkomen, in de kiem te smoren of het begin van beslechting te faciliteren, is een meerwaarde voor kwaliteiten van de syndicus en een mogelijke meerwaarde voor de onderneming. Het is zeker en vast ook een meerwaarde voor de VME en de sociale kwaliteit van wonen.

(*) Vanuit de Europese Unie wordt Alternative Dispute Resolution (ADR)  gestimuleerd, zodat de consument niet altijd naar de rechter hoeft bij een conflict. De consument moet terecht kunnen bij een kwalitatief hoogstaande buitengerechtelijke geschilinstantie. Uiteindelijk kan de syndicus daarvoor het eerste aanspreekpunt zijn.