De erkenning van een rechtspersoon: voorwaarden en checklist

Sinds 1 september 2013 erkent het BIV rechtspersonen als vastgoedmakelaar, als deze aan een reeks voorwaarden voldoen. De persoonlijke erkenning blijft behouden.

De erkenning van de rechtspersoon is een mogelijkheid, geen verplichting. Natuurlijke personen die het beroep uitoefenen moeten nog steeds over een eigen BIV-erkenning beschikken. 

De BIV-erkenning is strikt persoonlijk en kan niet worden overgedragen aan een derde noch aan een rechtspersoon. Eenieder die in hoedanigheid van zelfstandige (zoals ook bestuurder, zaakvoerder, vennoot) vastgoedmakelaarsactiviteiten uitoefent, moet over een eigen BIV-nummer beschikken.

Als de rechtspersoon niet ingeschreven is op het Tableau, zijn de zaakvoerders, bestuurders en/of actieve vennoten volledig burgerlijk aansprakelijk voor de handelingen gesteld in de uitoefening van het beroep in het kader van een rechtspersoon.

Vooraleer de Uitvoerende Kamer je dossier kan onderzoeken, dien je alle gevraagde informatie volledig over te maken bij het indienen van je aanvraag. Met "alle gevraagde informatie" bedoelen we alle volgende documenten:

• Aanvraag- en inlichtingenformulier
• Oprichtingsakte of gecoördineerde statuten
• Kopie aandelenregister
• Kopie van de publicatie in het Belgisch Staatsblad van de zelfstandige mandatarissen
• Uittreksel uit het strafregister
• Bewijs betaling dossierkosten

1. Aanvraag- en inlichtingenformulier

Neem het formulier "aanvraag tot inschrijving van een rechtspersoon" bij de hand. In bijlage van dat formulier vind je ook een "inlichtingenformulier".

Vermeld steeds de naam en voornaam van alle zelfstandige mandatarissen (bestuurders, zaakvoerder, leden directiecomité) van de vennootschap naast de handtekening(en) onderaan.

Stuur het aanvraag- en inlichtingenformulier samen met de hieronder opgesomde documenten aangetekend naar het BIV. Vul dit bij voorkeur digitaal in.

2. Oprichtingsakte of gecoördineerde statuten

Voeg de oprichtingsakte bij de aanvraag toe (indien het een nieuw opgerichte rechtspersoon betreft) of de gecoördineerde of nieuwe statuten zoals deze werden opgesteld en ter griffie neergelegd na de meest recente statutenwijziging (getekend en afgestempeld door de griffie of notaris).

Opgelet: het verslag van de (buitengewone) algemene vergadering waarop beslist werd om een statutenwijziging door te voeren is onvoldoende.

3. Kopie aandelenregister

Maak een goed leesbare kopie van alle beschreven pagina’s (met inbegrip van het identificatieblad/voorblad) van het aandelenregister over. De namen en adressen van de aandeelhouders moeten goed leesbaar zijn, alsook de informatie over de inschrijving van het kapitaal, de overnames en overdrachten van aandelen. Het nauwkeurig bijhouden van een aandelenregister is voor de meeste vennootschappen een verplichting opgelegd door het Wetboek vennootschappen. 

4. Kopie van de publicatie in het Belgisch Staatsblad van de zelfstandige mandatarissen

Voeg bij je aanvraag een kopie toe van de publicatie in het Belgisch Staatsblad van de benoeming van de bestuurder(s), zaakvoerder(s), leden van het directiecomité en meer algemeen van alle zelfstandige mandatarissen van de rechtspersoon.

5. Uittreksel uit het strafregister

Voeg bij je aanvraag een uittreksel uit het strafregister toe van alle natuurlijke personen die geen BIV-lid zijn maar wel aandeelhouder in de rechtspersoon waarvoor de aanvraag tot BIV-erkenning wordt ingediend. Dit uittreksel is niet ouder dan drie maanden.

6. Bewijs betaling dossierkosten

De dossierkosten moeten gestort worden op rekeningnummer IBAN BE 42 2100 7181 9054 van het BIV te Brussel met vermelding van de naam, de rechtsvorm en het ondernemingsnummer van de rechtspersoon.

Voeg een kopie van het betalingsbewijs bij de aanvraag.

Een stagiair-vastgoedmakelaar kan slechts een BIV-erkende rechtspersoon oprichten of er vennoot, zaakvoerder, bestuurder of lid van het directiecomité van zijn, indien het een rechtspersoon betreft waarin de stagiair het beroep samen met zijn stagemeester uitoefent of met een natuurlijke persoon die is ingeschreven op het Tableau van de vastgoedmakelaars.