Privacy policy

Laatste update: januari 2026

Het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars respecteert uw rechten bij de verwerking van uw persoonsgegevens. In deze verklaring vindt u hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken en gebruiken. Deze privacyverklaring geeft het algemene beleid aan op het vlak van gegevensverwerking en -bescherming van:

Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars (hierna 'Het BIV' genoemd)

Luxemburgstraat 16B, 1000 Brussel

Ondernemingsnummer: 0267.300.821

Wie verwerkt uw persoonsgegevens?

Het BIV verwerkt uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring gebruiken we het persoonlijk voornaamwoord we om te verwijzen naar het BIV. We zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens die in deze verklaring worden omschreven en toegelicht. We verwerken alleen persoonsgegevens en we laten alleen persoonsgegevens verwerken als dat noodzakelijk is om de taken die ons zijn toebedeeld, te kunnen verrichten. We verwerken de gegevens altijd in overeenstemming met de bepalingen van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG), en met de bepalingen van de federale regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.

Als u algemene vragen hebt over de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken, kan u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming (FG) van het BIV door te mailen naar onze DPO (data protection officer). U kan ook terecht bij de FG met opmerkingen en suggesties en om uw rechten uit te oefenen.

Wanneer verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens?

We verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens in het kader van het controleren van de toegang tot het beroep, het waken over de naleving van de deontologie, en het opstellen van het Tableau van erkende beoefenaars en de Lijst van stagiairs. Naast dit wettelijk kader kunnen wij ook uw persoonsgegevens verwerken indien u een van onze diensten aanvraagt of contact met ons opneemt in het kader van de diensten die we verlenen. We kunnen uw persoonsgegevens ook verwerken als u een algemene vraag aan ons stelt.

Welke gegevens verwerken we over u?

We verwerken uw persoonsgegevens. Dat zijn de gegevens die u identificeren of die een band leggen met u als natuurlijke persoon.

Welke gegevens we concreet verwerken, is afhankelijk van de diensten die we aanbieden en verlenen. Bij elke verwerkingsactiviteit vindt u een verwijzing naar de regelgeving. Daarnaast verwerken we uw identificatiegegevens, zodat we onze dienst aan u kunnen verlenen.

We gebruiken twee manieren om uw persoonsgegevens te verkrijgen.

We kunnen gegevens rechtstreeks bij u opvragen in een formulier of in documenten die u bij een formulier moet voegen.
Daarnaast vragen we gegevens op bij andere overheidsdiensten die er al over beschikken. We leven daarbij altijd de bepalingen na over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens. Zo hebben we een machtiging gekregen om gegevens bij andere overheidsdiensten op te vragen (Beraadslaging RR nr 15/2016 van 2 maart 2016, Beraadslaging SCSZ nr 16/065 van 5 juli 2016)

Naam verwerkingsactiviteit	Doeleinde(n) verwerking	Categorie van persoonsgegevens	Rechtsgrond	Wettelijke basis	Categorieën van ontvangers
Tableau titularissen beroep van vastgoedmakelaars Lijst stagiairs beroep van vastgoedmakelaars	Bijhouden ledenlijst Noodzakelijke correspondentie voor het verwezenlijken van de wettelijke opdrachten van het BIV	Identificatiegegevens, Rijksregisternummer / Identificatienummer van de sociale zekerheid	Wettelijk	Machtiging Sectoraal Comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr 15/2016 van 2 maart 2016 Beraadslaging van het Sectoraal Comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid Afdeling «Sociale Zekerheid» nr. 16/065 van 5 juli 2016	n.v.t.
Tableau erevastgoedmakelaars	Bijhouden ledenlijst Noodzakelijke correspondentie voor het verwezenlijken van de wettelijke opdrachten van het BIV	Identificatiegegevens, Rijksregisternummer / Identificatienummer van de sociale zekerheid	Wettelijk	Machtiging Sectoraal Comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr 15/2016 van 2 maart 2016 Beraadslaging van het Sectoraal Comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid Afdeling «Sociale Zekerheid» nr. 16/065 van 5 juli 2016	n.v.t.
Aanvraagdossiers op het tableau van beoefenaars op basis van stage	Behandeling aanvraagdossiers	Identificatiegegevens Gegevens in het stagedossier aangeleverd door de betrokken personen	Wettelijk	Wet van 11 februari 2013 houdende organisatie van het beroep van vastgoedmakelaar Stagereglement goedgekeurd bij koninklijk besluit in juli 2023 Koninklijk Besluit van 30 augustus 2013 betreffende de toegang tot het beroep van vastgoedmakelaar	N.v.t.
Aanvraagdossiers op het tableau van beoefenaars op basis van beroepservaring	Behandeling van aanvraagdossiers	Stavingsstukken pertinente beroepservaring, aan te leveren door de kandidaat	Wettelijk	Wet van 11 februari 2013 houdende organisatie van het beroep van vastgoedmakelaar	N.v.t.
Dossiers illegale uitoefening	Bewaking van de toegang tot het beroep van vastgoedmakelaars	Contactgegevens zoals opgenomen in publiek toegankelijke databanken	Wettelijk	Kaderwet betreffende de dienstverlenende intellectuele beroepen gecodificeerd door het Koninklijk Besluit van 3 augustus 2007 Wet van 11 februari 2013 houdende organisatie van het beroep van vastgoedmakelaar	Betrokken partijen Instanties bevoegd om de illegale uitoefening tegen te gaan
Personeelsadministratie	Opstellen arbeidsovereenkomsten, uitbetaling lonen, werving en beheer van personeel…	Identificatiegegevens betrekking op beroep	Wettelijk	Sociale en fiscale wetgeving	Financiële instelling, FOD Financiën, sociaal secretariaat
Financieel beheer	Financieel beheer en boekhouding, bijdragebeheer	Identificatiegegevens, financiële gegevens	Wettelijk	KB van 20 juli 2012 tot bepaling van de regels inzake de organisatie en de werking van het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars Kaderwet betreffende de dienstverlenende intellectuele beroepen gecodificeerd door het KB van 3 augustus 2007	Bedrijfsrevisor, regeringscommissaris
Dossiers tucht en dossiers administratief beheer	Werking van de Kamers ihkv wettelijke opdracht	Identificatiegegevens, gegevens aangeleverd door de betrokken personen	Wettelijk	KB van 20 juli 2012 tot bepaling van de regels inzake de organisatie en de werking van het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars Koninklijk Besluit van 30 augustus 2013 betreffende de toegang tot het beroep van vastgoedmakelaar Reglement van de Plichtenleer goedgekeurd bij Koninklijk Besluit van 27 september 2006 Wet van 11 februari 2013 houdende organisatie van het beroep van vastgoedmakelaar Kaderwet betreffende de dienstverlenende intellectuele beroepen gecodificeerd door het Koninklijk Besluit van 3 augustus 2007	Betrokken partijen Procureur-generaal in geval van beslissingen waarbij een schorsing of schrapping wordt opgelegd
Uittreksel strafregister	Samenstelling dossier administratief	Persoonsgegevens en eventuele strafrechtelijke veroordelingen	Wettelijk	Wet van 11 februari 2013 houdende organisatie van het beroep van vastgoedmakelaar	N.v.t.
Persoonsgegevens klagers	Samenstelling dossier tuchtrechtelijk	Identificatiegegevens, gegevens aangeleverd door de betrokken personen	Wettelijk	Wet van 11 februari 2013 houdende organisatie van het beroep van vastgoedmakelaar	Betroken partijen
Beeldopnamen bewakingscamera’s	Veiligheidsdoeleinden	Beelden	Wettelijk	Wet van 21 maart 2007 tor regeling van de plaatsing en het gebruik van bewakingscamera’s	N.v.t.
Functie 'vastgoedmakelaar zoeken' op de BIV website	Verificatie BIV lidmaatschap door het publiek	Identificatiegegevens	Wettelijk	Wet van 11 februari 2013 houdende organisatie van het beroep van vastgoedmakelaar	Publiek

Voor interne-, organisatie- en doelstellingondersteunende taken beroept het BIV zich op het gerechtvaardig belang zoals voorzien in de GDPR Art 6 lid 1 f), na belangenafweging. Waar technisch mogelijk wordt standaard een opt-out mogelijkheid voorzien.

Nieuwsbrief BIV-Mail/IPI-Mail	Communicatie	Identificatiegegevens
Persoonsgegevens dienstverleners	Contacten met dienstverleners	Identificatiegegevens
Overmaken identificatie- en contactgegevens aan een marketingbureau voor de uitvoering van een tevredenheidsenquête	Uitvoering tevredenheidsenquête	Identificatiegegevens
Overmaken kantoorgegevens aan kandidaat mandatarissen die hierom verzoeken en een vertrouwelijkheidsclausule ondertekenen	Om de vier jaar verkiezen vastgoedmakelaars de vastgoedmakelaars die het BIV de komende legislatuur mogen besturen. Om een goede vertegenwoordiging te verkrijgen, kan het belangrijk zijn dat kandidaat mandatarissen hun kandidatuur en standpunten breed bekendmaken doormiddel van publiciteit.	Identificatiegegevens

Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?

Volgens de algemene regel mogen we uw persoonsgegevens alleen bewaren tijdens de periode waarin ze noodzakelijk zijn om bepaalde diensten te verlenen. We bewaren uw gegevens dus zolang u gebruik maakt van onze diensten. Daarna bewaren we uw gegevens nog gedurende de termijn waarin we ons moeten kunnen verantwoorden voor de verleende diensten.

Categorieën van persoonsgegevens	Bron(nen)	Bewaartermijnen
Vastgoedmakelaars en kandidaat-vastgoedmakelaars	Betrokkenen zelf Rijksregister (machtiging)	Tot drie jaar na verlies hoedanigheid van lid van het BIV (zoals gemachtigd). Zolang als nodig: minimale set om te weten of betrokkene al dan niet een eerder BIV-lidmaatschap had. In geval van weglating van de ingeschreven persoon: de persoonsgegevens mogen gedurende maximaal tien jaar na de weglating bewaard worden, tenzij die gegevens verband houden met het beheer van een lopend geschil en voor zover die gegevens strikt noodzakelijk zijn voor het beheer van dat geschil en gedurende de tijd die strikt noodzakelijk is voor het beheer van dat geschil.
Personeelsleden en mandatarissen	Betrokkenen zelf	Tot tien jaar na het einde van de contractuele relatie of het mandaat.
Vermeende onwettige beoefenaars	Betrokkenen zelf gerechtsdeurwaarder KBO …	Duur van de behandeling van het dossier, met inbegrip van de procedures voor hoven en rechtbanken.
Klachtindieners	Betrokkenen zelf	Tot vijf jaar na de definitieve beslissing in het dossier.
Vormingsverstrekkers en hun verantwoordelijken	Betrokkenen zelf	Tot tien jaar na het einde van de dienstverlening bewaard (aansprakelijkheidsperiode).
Beeldopnamen bewakingscamera’s	Bewakingscamera’s	Indien deze beelden geen bijdrage kunnen leveren tot het bewijzen van een misdrijf, van schade of van overlast of tot het identificeren van een dader, een verstoorder van de openbare orde, een getuige of een slachtoffer, worden zij niet langer dan één maand bewaard

Na verloop van die verjaringstermijn worden de gegevens verwijderd, tenzij ze van historisch, cultureel of algemeen belang zijn.

Bij de bewaring wordt een onderscheid gemaakt tussen de periode waarin uw dossier actief is en de periode waarin het passief wordt. Uw dossier is actief zolang u van de verleende dienst gebruikmaakt. Alle medewerkers die uw gegevens nodig hebben om hun taak te kunnen uitoefenen, hebben dan toegang tot uw gegevens. Nadien wordt uw dossier passief en heeft enkel een beperkt aantal medewerkers van de bevoegde dienst toegang tot uw gegevens.

Wat zijn uw rechten?

In overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) beschikt u over verschillende rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens door het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars (BIV). U heeft het recht om inzage te verkrijgen in uw persoonsgegevens en om onjuiste of onvolledige gegevens te laten verbeteren.

Bovendien kunt u, binnen de grenzen van de geldende wetgeving en zonder afbreuk te doen aan het door het BIV uitvoeren van zijn taken, verzoeken om de verwijdering van uw persoonsgegevens of beperking van de verwerking ervan, of bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. U hebt ook recht op de overdraagbaarheid van uw gegevens. Dit houdt in dat u uw persoonsgegevens kunt ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat of, indien technisch mogelijk, kunt laten overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. Wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op uw toestemming, kunt u deze toestemming op elk moment intrekken. Dit doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Indien u van mening bent dat uw persoonsgegevens niet in overeenstemming met de privacywetgeving worden verwerkt, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). Voor de uitoefening van uw privacyrechten kunt u contact opnemen met het BIV via onze DPO of het BIV. Wij behandelen uw verzoeken zorgvuldig en binnen de termijnen zoals bepaald door de AVG.

Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?

Het BIV hanteert een informatieveiligheidsbeleid op basis van de aanbevelingen van de privacycommissie en de ISO27000 norm. Hierin worden maatregelen beschreven en opgelegd mbt volgende onderwerpen:

Organisatie van informatieveiligheid
Medewerkersgerelateerde veiligheid
Asset Management
Toegangscontrole (logisch)
Cryptografie
Fysieke beveiliging
Operationele veiligheid
Communicatiebeveiliging
System acquisition, development and maintenance
Leveranciers- en verwerkersrelaties
Veiligheidsincident- en datalekmanagement
Business Continuity Management
Compliance & Verantwoording

We hebben het recht om het beleid te wijzigen en aan te passen.