Je inschrijving als vastgoedmakelaar

Hoe werkt het?

Hoe dien je je aanvraag om vastgoedmakelaar te worden correct in? 

Sinds kort verloopt je inschrijving als vastgoedmakelaar volledig digitaal. Gedaan met het printen van documenten, het opsturen van pakketjes per post en het overtypen van je gegevens in onze database. Inhoudelijk is er echter niets veranderd: we hebben nog steeds dezelfde documenten van je nodig. Welke documenten dat precies zijn, en hoe de online aanvraag om vastgoedmakelaar te worden verloopt, lichten we hier toe.

Beschik je over het vereiste diploma om vastgoedmakelaar te worden, dan kan je in principe de andere documenten beginnen verzamelen en je aanvraag tot inschrijving op de lijst van stagiairs aanvatten. 

Merk op: je stagemeester moet uiteraard gerechtigd zijn om je te begeleiden. Zoek of controleer op onze website of een BIV-lid stagemeester is.

Je vindt het digitale aanvraagformulier om vastgoedmakelaar te worden in je persoonlijke BIV-account. Als eerste stap in het proces, maak je die account aan.

Account aanmaken

Begin dus met het aanmaken van je eigen BIV-account. Ga hiervoor naar de BIV-accountzone en klik op de knop “Account aanmaken”. 

Geef je e-mailadres in en kies een wachtwoord. Controleer je e-mailadres op typfouten.

Belangrijk! Dit e-mailadres wordt het primair contactadres. Geef een persoonlijk, privé-e-mailadres op waar alleen jij toegang toe hebt. Dat kan bijvoorbeeld een adres @outlook, @telenet, @icloud of @gmail zijn. We zien al te vaak dat mensen de toegang tot hun account verliezen omdat ze van kantoor veranderd zijn en hierdoor niet meer in hun oude mailbox kunnen. Gebruik géén info@ of andere rolgebaseerde adressen zoals kantoor@, immo@, verkoop@ en dergelijke. Wij zullen nooit jouw privé-e-mailadres publiceren of doorgeven aan derden (lees de privacy policy voor meer info).

Vervolgens ontvang je een korte e-mail met daarin een link. Klik op de link om de aanmaak van je account te bevestigen. Ontvang je die mail niet binnen 10 minuten, check dan je spamfolder of ongewenste post. In 99% van de gevallen waarin je mail niet onmiddellijk in je “Postvak IN” belandt, zit hij in één van die mappen. 

In je account heb je als kandidaat-vastgoedmakelaar voorlopig enkel maar toegang tot het aanvraagformulier om vastgoedmakelaar te worden. Dat verandert wanneer je aanvraag wordt goedgekeurd en je aan je stage kan beginnen. Je account groeit later als het ware met je mee, afhankelijk van je statuut als BIV-lid.

Jezelf identificeren

Haal je e-ID en kaartlezer boven of open alvast je itsme-account. Klik op de knop “Doorgaan met e-ID of itsme”.

Je belandt nu op de identificatiepagina van de federale overheid. Kies de methode die jouw voorkeur heeft en volg de instructies op het scherm. 

Als de identificatie afgerond is, word je terug naar de BIV-account geleid, waar de ingelezen gegevens ter controle weergegeven worden. Vul deze gegevens aan waar nodig en ga verder. 

Klik enkel op “Ik heb geen e-ID of itsme” als je niet over een elektronische identiteitskaart beschikt en je ook niet via itsme kunt gaan. Je wordt dan naar een formulier gebracht waar je je gegevens manueel moet intypen. Hou er rekening mee dat de verwerkingstijd van deze manueel ingevulde formulieren kan oplopen. 

Bemiddelaar of syndicus?

Vervolgens kies je welke activiteiten je wil gaan uitoefenen, met andere woorden of je bemiddelaar wil worden of syndicus.

Wil je beide activiteiten doen, dan dien je een aparte aanvraag in voor elke activiteit. 

Hoofdstage of bijstage

Je eerste aanvraag, of je enige aanvraag, wordt steeds je hoofdstage. Dien je nadien nog een tweede aanvraag in voor de andere deelkolom, dan wordt dat automatisch je bijstage.

Een hoofdstage impliceert 200 stagedagen (1500 uur). Een bijstage impliceert 100 stagedagen (750 uur). Meer over de BIV-stage.

Je krijgt nu het volledige formulier te zien, met de gegevens uit de vorige stappen reeds ingevuld. Je kan dit formulier verder vervolledigen in een willekeurige volgorde, gespreid over meerdere dagen en op je eigen tempo. Als je dat wil, kan je een document uploaden en daarna uitloggen om een andere keer verder te werken. Dit hebben we zo voorzien omdat het soms kan gebeuren dat je een tijdje moet wachten op een attest.

Kantoorgegevens, stagemeester, taal

Vul de gegevens van je stagekantoor en je stagemeester in. De velden met een sterretje zijn verplicht. Het kantoor dat je hier invult, wordt je hoofdkantoor en wordt gepubliceerd op onze website in de makelaarszoeker zodra je stagiair bent geworden. 

Vul het BIV-nummer van je stagemeester in zonder leestekens.

Als je de website van je stagekantoor invult, vergeet dan “http://” niet.

De taalrol of “officiële taal” wordt gebaseerd op de postcode van het stagekantoor. Als de postcode van je stagekantoor hoort bij een Vlaamse gemeente, word je op de Nederlandstalige taalrol ingeschreven en wordt dus je “officiële taal” automatisch “Nederlands”. Heeft je stagekantoor een Waalse postcode, dan wordt je taalrol “Frans”. In beide gevallen verdwijnt het veldje “officiële taal” omdat je geen keuze hebt. Heeft je stagekantoor een Brusselse postcode, dan kan je de “officiële taal” wel kiezen. De taalrol bepaalt onder meer of de Uitvoerende Kamer of de Chambre exécutive je aanvraag zal behandelen.

De “voorkeurstaal” is de taal waarin je correspondentie wenst te ontvangen, de taal waarin je wenst te worden aangesproken.

Betaling van dossierkosten

Om je aanvraag te kunnen verwerken, vragen we om 125 euro dossierkosten te betalen. In het online aanvraagformulier vind je de nodige instructies. Deze dossierkosten worden afgetrokken van je eerste ledenbijdrage.

Je kan ervoor kiezen om via overschrijving te betalen, of met de meeste gebruikelijke online betaalmogelijkheden (VISA, Mastercard, de app van je bank, …). 

Als je ervoor kiest om via overschrijving te betalen, vragen we om een betaalbewijs te uploaden bij je aanvraag. Dit kan bijvoorbeeld een schermafbeelding zijn van je bankapplicatie. Je ontvangt meteen na je keuze voor de overschrijving een automatische e-mail met de betaalinstructies. Hier staan onder andere het rekeningnummer en de gevraagde mededeling in. Na ontvangst van de overschrijving, zullen wij jouw dossierkosten aanvinken als “betaald”. Hou er rekening mee dat dit enkele dagen kan duren.

Kies je een online betaalmogelijkheid, dan kan de betaling meteen automatisch verwerkt worden en zal je aanvraag al na enkele minuten op “betaald” springen.

Benodigde documenten, attesten of bewijzen

Onderaan de aanvraagpagina in je account vind je de bijlagen die we nodig hebben bij je aanvraag.  

Onder het kopje “diploma’s” kun je meerdere pdf-bestanden uploaden. Voor alle andere gevraagde documenten kan je telkens slechts één pdf uploaden. Upload je een tweede pdf, dan vervangt deze de eerste. 

Diploma

Vastgoedmakelaars in spe kunnen we een vastgoedopleiding aan een hogeschool of een ondernemersopleiding “Vastgoedmakelaar” bij Syntra zeker aanraden. Toch is elk Bachelordiploma van minimum niveau 6 in het Europees kwalificatiekader (EQF) toegelaten om de stap te wagen. Concreet voor Belgische diploma’s: als je geen vakspecifieke opleiding hebt gehad, moet je minstens over een Bachelor beschikken. 

Concreet kan je met één van de volgende documenten het traject aanvatten om vastgoedmakelaar te worden:

  • een diploma van het hoger onderwijs van minimum niveau 6 in het EQF;
  • een hieraan gelijkwaardig getuigschrift uitgereikt door een examencommissie van de Staat of van een Gemeenschap;
  • een diploma van ondernemingsopleiding dat overeenstemt met het beroep van vastgoedmakelaar;
  • een opleidingstitel uit een andere lidstaat die toelaat om daar tot het beroep van vastgoedmakelaar te worden toegelaten, of deze activiteit daar uit te oefenen.

De details vind je in het koninklijk besluit betreffende de toegang tot het beroep van vastgoedmakelaar.

Er is één "uitzondering" voorzien op deze diplomavereiste: wie vóór oktober 1993 het beroep van vastgoedmakelaar gedurende een bepaalde periode heeft uitgeoefend en dit kan aantonen, hoeft geen diploma voor te leggen, maar moet desalniettemin de stage vervolmaken. Als je denkt op deze manier je aanvraag te kunnen vervolledigen, vul dan dit aanvraagformulier in.

"Attest zelfstandige"

Zorg voor een recent attest van aansluiting bij een sociaal verzekeringsfonds voor zelfstandigen. Met “recent” bedoelen we: maximum drie maanden geleden uitgereikt! Hier moet de datum van aansluiting vermeld staan, net als je hoofd- of bijberoep.

Voorbeelden:

Voorbeeld attest zelfstandige liantisVoorbeeld attest zelfstandige acerta

Uittreksel strafregister

Vraag vóór je je aanvraag indient bij je gemeente een uittreksel uit het strafregister (“bewijs van goed gedrag en zeden”) aan. Dit uittreksel mag op het moment dat je je aanvraag indient niet ouder zijn dan drie maanden (cf. art. 5§1 en art.17 Vastgoedmakelaarswet).

Stageovereenkomst

We bieden een model van stageovereenkomst aan. Dit modeldocument is juridisch gevalideerd en is evenwichtig voor beide partijen. We raden het gebruik van dit model aan, maar het is niet verplicht.

De stagiair en de stagemeester moeten een stageovereenkomst sluiten die hun verhoudingen in het kader van de stage zal regelen. De stage wordt volbracht in de kantoren en voor rekening van de stagemeester. De stage moet volbracht worden in België. 

De stageovereenkomst is een overeenkomst voor het verlenen van diensten in de hoedanigheid van zelfstandige. Het gaat dus niet om een arbeidsovereenkomst voor een bediende. De overeenkomst moet schriftelijk worden afgesloten.

Het BIV beschikt over een model van stageovereenkomst en het is aangeraden dit te gebruiken. Je mag echter dit model, met inachtneming van het stagereglement, aanvullen met eigen contractuele bepalingen. Als het model van stageovereenkomst niet strikt gevolgd wordt, moet erop gelet worden dat minstens de minimale inhoud wordt opgenomen.

Hou er rekening mee dat je stagemeester moet ingeschreven zijn op de deelkolom(men) waarop jij zelf wil ingeschreven worden.

De stagemeester is altijd een natuurlijke persoon ingeschreven op het tableau van beoefenaars. De stageovereenkomst mag echter ondertekend worden in naam van een vennootschap waarbinnen de stagemeester zijn vastgoedactiviteiten uitoefent. In dat geval moet het bewijs waaruit blijkt dat de stagemeester zaakvoerder, bestuurder en/of werkende vennoot is van deze vennootschap bij de stageovereenkomst worden gevoegd.

De stageovereenkomst heeft pas uitwerking vanaf de inschrijving van de kandidaat-stagiair op de lijst van stagiairs en niet vanaf de ondertekening van de stageovereenkomst. Vanaf diezelfde datum van inschrijving is het de stagiair toegelaten om het beroep van vastgoedmakelaar uit te oefenen.

Onderteken samen met je toekomstige stagemeester drie exemplaren en upload één exemplaar bij je aanvraag.

Verklaring op eer

Je dient op eer te verklaren dat je nog nooit in staat van faillissement bent gesteld.

Dat doe je door dit modeldocument te ondertekenen en te uploaden bij je aanvraag.

Bewijs van derdenrekening

Als vastgoedmakelaar heb je een derdenrekening nodig om voorschotten en andere gelden die niet van jou of voor jou zijn, op te laten storten. We vragen daarom een bewijs dat je beschikt over zo’n geblokkeerde rekening. 

Dat kan met een recent (bij voorkeur niet ouder dan 6 maanden) uittreksel van de bank, of met een derdenrekeningovereenkomst met de bank of met een attest van de bank met duidelijke vermelding van “derdenrekening”. Een document waar het woord “derdenrekening” (of synoniemen) niet op voorkomt, is sowieso niet geldig.

Bij voorkeur upload je een bewijs van jouw eigen derdenrekening. Het mag echter ook een derdenrekening van je stagekantoor of stagemeester zijn.

Wanneer je enkel syndicusactiviteiten zal uitoefenen, hoef je geen bewijs van derdenrekening te voorzien.

Voorbeelden:

Voorbeeld bewijs derdenrekening BNP Paribas FortisVoorbeeld bewijs derdenrekening BelfiusVoorbeeld bewijs derdenrekening ING

 

Indienen

Om je aanvraag te kunnen indienen, moet je aanvraag minstens op enkele punten in orde (groen) zijn. 

  • je identiteitsgegevens zijn geverifieerd (dit gebeurt automatisch als je je e-ID of itsme gebruikt)
  • je kantoorgegevens zijn ingevuld en opgeslagen
  • je dossierkosten zijn betaald (verificatie gebeurt onmiddellijk bij online betaling, na enkele dagen bij overschrijving)
  • je bijlagen zijn geüpload

Als aan bovenstaande voorwaarden is voldaan, wordt de status van de aanvraag “klaar om in te dienen” en wordt de groene knop “indienen” aanklikbaar. Hiermee leg je je aanvraag aan ons voor. Wij zullen zo spoedig mogelijk je aanvraag inhoudelijk nakijken en feedback bezorgen. Dit kan je allemaal opvolgen in je account. 

Als er bepaalde onderdelen van je aanvraag niet helemaal correct of onduidelijk zijn, zullen we dit aangeven en kan je correcties aanbrengen en opnieuw indienen.

Is je dossier volledig in orde (en alleen dan), dan ben je klaar voor de volgende stap en zal je een uitnodiging ontvangen om de competentietest te komen afleggen.