Privacy policy

Ons algemeen beleid op het vlak van gegevensverwerking en -bescherming.

Laatste update: januari 2026

Het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars respecteert uw rechten bij de verwerking van uw persoonsgegevens. In deze verklaring vindt u hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken en gebruiken. Deze privacyverklaring geeft het algemene beleid aan op het vlak van gegevensverwerking en -bescherming van:

Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars (hierna 'Het BIV' genoemd)

Luxemburgstraat 16B, 1000 Brussel

Ondernemingsnummer: 0267.300.821

Wie verwerkt uw persoonsgegevens?

Het BIV verwerkt uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring gebruiken we het persoonlijk voornaamwoord we om te verwijzen naar het BIV. We zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens die in deze verklaring worden omschreven en toegelicht. We verwerken alleen persoonsgegevens en we laten alleen persoonsgegevens verwerken als dat noodzakelijk is om  de taken die ons zijn toebedeeld, te kunnen verrichten. We verwerken de gegevens altijd in overeenstemming met de bepalingen van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG), en met de bepalingen van de federale regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.

Als u algemene vragen hebt over de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken, kan u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming (FG) van het BIV door te mailen naar onze DPO (data protection officer). U kan ook terecht bij de FG met opmerkingen en suggesties en om uw rechten uit te oefenen.

Wanneer verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens?

We verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens in het kader van het controleren van de toegang tot het beroep, het waken over de naleving van de deontologie, en het opstellen van het Tableau van erkende beoefenaars en de Lijst van stagiairs. Naast dit wettelijk kader kunnen wij ook uw persoonsgegevens verwerken indien u een van onze diensten aanvraagt of contact met ons opneemt in het kader van de diensten die we verlenen. We kunnen uw persoonsgegevens ook verwerken als u een algemene vraag aan ons stelt.

Welke gegevens verwerken we over u?

We verwerken uw persoonsgegevens. Dat zijn de gegevens die u identificeren of die een band leggen met u als natuurlijke persoon.

Welke gegevens we concreet verwerken, is afhankelijk van de diensten die we aanbieden en verlenen. Bij elke verwerkingsactiviteit vindt u een verwijzing naar de regelgeving. Daarnaast verwerken we uw identificatiegegevens, zodat we onze dienst aan u kunnen verlenen.

We gebruiken twee manieren om uw persoonsgegevens te verkrijgen.

  • We kunnen gegevens rechtstreeks bij u opvragen in een formulier of in documenten die u bij een formulier moet voegen.
  • Daarnaast vragen we gegevens op bij andere overheidsdiensten die er al over beschikken. We leven daarbij altijd de bepalingen na over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens. Zo hebben we een machtiging gekregen om gegevens bij andere overheidsdiensten op te vragen (Beraadslaging RR nr 15/2016 van 2 maart 2016, Beraadslaging SCSZ nr 16/065 van 5 juli 2016)
Naam van de verwerkingsactiviteit Doel(en) van de verwerking Categorie persoonsgegevens Grondslag Wettelijke basis Categorieën ontvangers
Tableau van titularissen van het beroep van vastgoedmakelaar / Lijst van stagiairs van het beroep van vastgoedmakelaar Bijhouden van de ledenlijst; correspondentie noodzakelijk voor de uitvoering van de wettelijke opdrachten van het BIV Identificatiegegevens, Rijksregisternummer / Identificatienummer sociale zekerheid Wettelijk Beraadslaging RR nr 15/2016 Sectoraal comité van het Rijksregister (2 maart 2016); Beraadslaging nr 16/065 Sectoraal comité van de sociale zekerheid en van de gezondheid afdeling sociale zekerheid (5 juli 2016) Niet van toepassing
Tableau van ere‑vastgoedmakelaars Bijhouden van de ledenlijst; correspondentie noodzakelijk voor de uitvoering van de wettelijke opdrachten van het BIV Identificatiegegevens, Rijksregisternummer / Identificatienummer sociale zekerheid Wettelijk Beraadslaging RR nr 15/2016 Sectoraal comité van het Rijksregister (2 maart 2016); Beraadslaging nr 16/065 Sectoraal comité van de sociale zekerheid en van de gezondheid afdeling sociale zekerheid (5 juli 2016) Niet van toepassing
Aanvraagdossiers tot inschrijving in het tableau van beoefenaars op basis van stage Behandeling van de aanvraagdossiers Identificatiegegevens; stagedossiergegevens aangeleverd door de betrokkenen Wettelijk Wet van 11 februari 2013 houdende organisatie van het beroep van vastgoedmakelaar; Stage‑reglement BIV goedgekeurd bij KB van 13 november 2023; KB van 30 augustus 2013 betreffende de toegang tot het beroep van vastgoedmakelaar Niet van toepassing
Aanvraagdossiers tot inschrijving in het tableau van beoefenaars op basis van beroepservaring Behandeling van de aanvraagdossiers Stavingssstukken van relevante beroepservaring, te leveren door de kandidaat Wettelijk Wet van 11 februari 2013 houdende organisatie van het beroep van vastgoedmakelaar Niet van toepassing
Dossiers inzake illegale uitoefening Bewaking van de toegang tot het beroep van vastgoedmakelaar Contactgegevens uit publiek toegankelijke databanken Wettelijk Kaderwet betreffende de dienstverlenende intellectuele beroepen gecodificeerd door het KB van 3 augustus 2007; Wet van 11 februari 2013 houdende organisatie van het beroep van vastgoedmakelaar Betrokken partijen; instanties bevoegd om de illegale uitoefening tegen te gaan
Personeelsadministratie Arbeidsovereenkomsten, loonbetaling, rekrutering en personeelsbeheer identificatiegegevens betrekking op beroep Wettelijk Sociale en fiscale wetgeving Financiële instelling, FOD Financiën, sociaal secretariaat
Financieel beheer Financieel beheer en boekhouding, beheer van bijdragen Identificatiegegevens, financiële gegevens Wettelijk KB van 20 juli 2012 tot bepaling van de regels inzake de organisatie en de werking van het BIV; Kaderwet betreffende de dienstverlenende intellectuele beroepen gecodificeerd door het KB van 3 augustus 2007 Bedrijfsrevisor, regeringscommissaris
Disciplinaire dossiers en administratieve dossiers Werking van de Kamers in het kader van hun wettelijke opdrachten Identificatiegegevens, door de betrokkenen aangeleverde gegevens Wettelijk KB van 30 augustus 2013 betreffende de toegang tot het beroep van vastgoedmakelaar; Plichtenleer goedgekeurd bij KB van 27 september 2006; Wet van 11 februari 2013 houdende organisatie van het beroep van vastgoedmakelaar; Kaderwet betreffende de dienstverlenende intellectuele beroepen gecodificeerd door het KB van 3 augustus 2007 Betrokken partijen; procureur‑generaal
Uittreksel uit het strafregister Samenstelling van het administratief dossier Persoonsgegevens en eventuele strafrechtelijke veroordelingen Wettelijk Wet van 11 februari 2013 houdende organisatie van het beroep van vastgoedmakelaar Niet van toepassing
Persoonsgegevens van klagers Samenstelling van het tuchtdossier Identificatiegegevens; door de betrokkenen aangeleverde gegevens Wettelijk Wet van 11 februari 2013 houdende organisatie van het beroep van vastgoedmakelaar Betrokken partijen
Beelden van bewakingscamera’s Beveiligingsdoeleinden Beelden Wettelijk Wet van 21 maart 2007 tot regeling van de plaatsing en het gebruik van bewakingscamera’s Niet van toepassing
Functie “zoek een vastgoedmakelaar” op de BIV‑website Verificatie BIV lidmaatschap door het publiek Identificatiegegevens Wettelijk Wet van 11 februari 2013 houdende organisatie van het beroep van vastgoedmakelaar Publiek

Voor interne-, organisatie- en doelstellingondersteunende taken beroept het BIV zich op het gerechtvaardigd belang zoals voorzien in de GDPR artikel 6, lid 1, f),na belangenafweging. Waar technisch mogelijk, is standaard een opt‑out voorzien.

Naam van de activiteit Doel Categorie persoonsgegevens
Nieuwsbrief BIV‑Mail / IPI‑Mail Communicatie Identificatiegegevens
Persoonsgegevens van dienstverleners Contacten met dienstverleners Identificatiegegevens
Doorgifte identificatie- en contactgegevens aan een marketingbureau voor een tevredenheidsenquête Uitvoering van een tevredenheidsenquête Identificatiegegevens
Doorgifte van professionele gegevens van stemgerechtigde leden aan kandidaat‑mandatarissen die erom verzoeken en een geheimhoudingsverbintenis tekenen Om de vier jaar verkiezen vastgoedmakelaars de vastgoedmakelaars die het BIV de komende legislatuur mogen besturen. Om een goede vertegenwoordiging te verkrijgen, kan het belangrijk zijn dat kandidaat mandatarissen hun kandidatuur en standpunten breed bekendmaken doormiddel van publiciteit Identificatiegegevens

Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?

Volgens de algemene regel mogen we uw persoonsgegevens alleen bewaren tijdens de periode waarin ze noodzakelijk zijn om bepaalde diensten te verlenen. We bewaren uw gegevens dus zolang u gebruik maakt van onze diensten. Daarna bewaren we uw gegevens nog gedurende de termijn waarin we ons moeten kunnen verantwoorden voor de verleende diensten.

Categorieën van persoonsgegevens Bron(nen) Bewaartermijnen
Vastgoedmakelaars en kandidaat-vastgoedmakelaars

Betrokkenen zelf

Rijksregister (cf. machtiging)

Tot 3 jaar na verlies hoedanigheid van lid van het BIV (zoals gemachtigd)

Zolang als nodig: minimale set om te weten of betrokkene al dan niet een eerder BIV-lidmaatschap had.

In geval van weglating van de ingeschreven persoon: de persoonsgegevens mogen gedurende maximaal tien jaar na de weglating bewaard worden, tenzij die gegevens verband houden met het beheer van een lopend geschil en zover die gegevens strikt noodzakelijk zijn voor het beheer van dat geschil en gedurende de tijd die strikt noodzakelijk is voor het beheer van dat geschil.
Personeelsleden en mandatarissen Betrokkenen zelf Tot tien jaar na het einde van de contractuele relatie of het mandaat.
Vermeende onwettige beoefenaars

Betrokkenen zelf

Deurwaarder

KBO

…

 Duur van de behandeling van het dossier, inclusief procedures voor rechtbanken.
Klachtindieners Betrokkenen zelf Tot vijf jaar na de definitieve beslissing in het dossier.
Vormingsverstrekkers en hun verantwoordelijken Betrokkenen zelf Tien jaar na het einde van de dienstverlening (aansprakelijkheidsperiode).
Beeldopnamen bewakingscamera’s Bewakingscamera’s Indien deze beelden geen bijdrage kunnen leveren tot het bewijzen van een misdrijf, van schade of van overlast of tot het identificeren van een dader, een verstoorder van de openbare orde, een getuige of een slachtoffer, worden zij niet langer dan één maand bewaard

Na verloop van die verjaringstermijn worden de gegevens verwijderd, tenzij ze van historisch, cultureel of algemeen belang zijn.

Bij de bewaring wordt een onderscheid gemaakt tussen de periode waarin uw dossier actief is en de periode waarin het passief wordt. Uw dossier is actief zolang u van de verleende dienst gebruikmaakt. Alle medewerkers die uw gegevens nodig hebben om hun taak te kunnen uitoefenen, hebben dan toegang tot uw gegevens. Nadien wordt uw dossier passief en heeft enkel een beperkt aantal medewerkers van de bevoegde dienst toegang tot uw gegevens.

Wat zijn uw rechten?

In overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) beschikt u over verschillende rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens door het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars (BIV). U heeft het recht om inzage te verkrijgen in uw persoonsgegevens en om onjuiste of onvolledige gegevens te laten verbeteren. 

Bovendien kunt u, binnen de grenzen van de geldende wetgeving en zonder afbreuk te doen aan het door het BIV uitvoeren van zijn taken, verzoeken om de verwijdering van uw persoonsgegevens of beperking van de verwerking ervan, of bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. U hebt ook recht op de overdraagbaarheid van uw gegevens. Dit houdt in dat u uw persoonsgegevens kunt ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat of, indien technisch mogelijk, kunt laten overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. Wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op uw toestemming, kunt u deze toestemming op elk moment intrekken. Dit doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Indien u van mening bent dat uw persoonsgegevens niet in overeenstemming met de privacywetgeving worden verwerkt, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). Voor de uitoefening van uw privacyrechten kunt u contact opnemen met het BIV via onze DPO of het BIV. Wij behandelen uw verzoeken zorgvuldig en binnen de termijnen zoals bepaald door de AVG

Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?

Het BIV hanteert een informatieveiligheidsbeleid op basis van de aanbevelingen van de privacycommissie en de ISO27000 norm. Hierin worden maatregelen beschreven en opgelegd mbt volgende onderwerpen:

Tabel 5: informatieveiligheidbeleid
  1. Organisatie van informatieveiligheid
  2. Medewerkersgerelateerde veiligheid
  3. Asset Management
  4. Toegangscontrole (logisch)
  5. Cryptografie
  6. Fysieke beveiliging
  7. Operationele veiligheid
  8. Communicatiebeveiliging
  9. System acquisition, development and maintenance
  10. Leveranciers- en verwerkersrelaties
  11. Veiligheidsincident- en datalekmanagement
  12. Business Continuity Management
  13. Compliance & Verantwoording

We hebben het recht om het beleid te wijzigen en aan te passen.