BIV

Onderwerpen die te maken hebben met het Instituut

U bent hier

Waarom de stagetool niet gekoppeld is met je werkagenda

Waarom de stagetool niet gekoppeld is met je werkagenda

Aangemaakt op: 20/10/2021
Laatste update: 25/10/2021

Nu en dan krijgen we van stagiairs (en soms van stagemeesters) de vraag of het mogelijk is om de agenda in de stagetool te laten koppelen met werkagenda’s of vastgoedsoftware. “Dan hoeft er niet zoveel gekopieerd en geplakt te worden”, is dan meestal de achterliggende redenering. Maar zo’n koppeling komt er niet. In dit artikel leggen we uit waarom.

Doelstellingen van de stagetool

Laten we beginnen bij het begin. We hebben de stagetool in het leven geroepen met een aantal bewuste en zeer concrete doelstellingen. Die doelstellingen vormen de kern van de stagetool en blijven de rode draad doorheen de verdere ontwikkeling ervan.

We wilden bijvoorbeeld komaf maken met de omslachtige ringmappenprocedure. Je stagedocumentatie netjes verzamelen in een ringmap, soms in twee ringmappen, in een doos stoppen, en twee keer tijdens je stage deze doos ofwel naar Brussel brengen ofwel daarvoor betalen in je dichtstbijzijnde postkantoor… Dat is nu toch echt niet meer van deze tijd.

Daarnaast wilden we onze communicatie over jouw to do’s als stagiair of stagemeester automatiseren voor de vele honderden en honderden lopende stages. We wilden de vragen van stagiairs en stagemeesters vóór zijn.

En tot slot wilden we veel meer nadruk leggen op reflectie. Het is onze betrachting om in de stagetool beide partijen impliciet en expliciet bepaalde triggers aan te reiken om even een stapje achteruit te zetten en na te denken over de stage en de stageactiviteiten. Het is immers niet alleen voor je schriftelijk en mondeling examen cruciaal om een goede, gevarieerde en leerrijke stage te lopen, maar voor je hele verdere carrière als vastgoedmakelaar.

Een stageagenda, geen werkagenda

Als eerste reden waarom we geen koppeling voorzien is het volgende. We verwachten in de stagetool geen kopie van je werkagenda, maar we verwachten een stageagenda. Het stagetoolproject heeft van bij zijn geboorte dat principe gevolgd.

Wat het verschil is tussen je werkagenda en je stageagenda, wordt duidelijker als je het woord “stageagenda” vervangt door “dagboek”. Er zijn namelijk een aantal dingen die we heel duidelijk wél verwachten in je agenda en die we heel duidelijk niét verwachten.

  • We hoeven niet te weten wat er op je planning stond in het kader van je stage op 8 oktober, maar we willen wel weten wat je gedaan hebt op 8 oktober. Een belangrijk verschil…
  • In een werkagenda staan vaak activiteiten die niets te maken hebben met je stage. Dat er een dagje teambuilding was met het stagekantoor, dat je een namiddag door privé-omstandigheden niet op kantoor was… Deze zaken hoef je niet in je stageagenda op te nemen.
  • Als je op 18 oktober een plaatsbeschrijving had gepland in een pand in de Dorpsstraat 1, maar dit werd uitgesteld naar 25 oktober, dan hoeven we in je stageagenda niet te zien dat je hiervoor op 18 oktober 2u tijd had vrijgemaakt.
  • Als je op 25 oktober de plaatsbeschrijving dan toch uitvoert, willen we in de omschrijving van het item in je agenda anderzijds wel wat meer informatie krijgen dan enkel “plaatsbeschrijving zie bijlage”.
  • Veel mensen gebruiken hun agenda om op het juiste moment een herinnering aan een taak te krijgen. Dit hebben we ook niet nodig in de stagetool.

Het is de bedoeling dat je relevante zaken uit je stage registreert, met toelichting, context en reflectie. Wat heb je gedaan? Waarover gaat dit? Wat was de relevantie in het kader van je stage, of anders gezegd: waarom hoort dit thuis in je stageagenda? Was er iets anders dan anders? Liep er iets niet zoals verwacht? Op welke manier heb je hier iets aan gehad? …

Een simpele copy-paste van je agenda uit je e-mailprogramma of vastgoedpakket volstaat niet voor je stageagenda. We verwachten iets helemaal anders. Daarom ligt een koppeling tussen beide niet op tafel.

Veelheid aan agendasystemen

Stel dat we toch een kopie van je werkagenda zouden willen ontvangen. Dan nog bestaan er zoveel programma’s waarmee we een koppeling zouden moeten voorzien, dat het ontwikkelen ervan enorme bedragen zou kosten. Bovendien zou er heel veel analysewerk aan te pas komen om uit te klaren hoe al die systemen werken, of die systemen überhaupt koppelingsmogelijkheden hebben, welke gegevens er kunnen en moeten doorstromen, wat er moet gebeuren bij verwijderingen of aanpassingen,… Het sop zou de kolen niet waard zijn.

Niet-stageaangelegenheden

Ook niet onbelangrijk om te melden: we hebben geen zaken met privé-items die eventueel in je werkagenda zouden staan of met pure kantooraangelegenheden die niets met je stage te maken hebben. Misschien is dit niet op jou van toepassing, maar hou er rekening mee dat er heel veel verschillende manieren zijn waarop mensen werken met hun agenda.

Kortom: onthoud dit

Onthoud de volgende punten voor wanneer je de volgende keer je stage-agenda gaat invullen.

 

  • De stagetool faciliteert bovenal een leertraject, in zekere mate ook een werktraject, maar helemaal geen kopieertraject.
  • Je stageagenda bevat een achteraf-verslag, géén vooraf-planning! Om die reden kan je geen meetellende activiteiten op een datum in de toekomst in je stageagenda plaatsen.
  • Omdat we reflectie en context verwachten, volstaat het niet om een stapel mailtjes in je stagetool te dumpen, en je er voor de rest met de nietszeggende noemer “administratie en e-mails” van af te maken. Mailverkeer op zichzelf kan wel als het relevant en concreet is, je erover reflecteert, of als het helpt illustreren wat je hebt gedaan, welk probleem je hebt opgelost, …
  • Niet alleen de stageagenda, ook de evaluatieformulieren zijn onder meer opgesteld om je tot reflectie over je stage aan te zetten.
  • De stage is nu eenmaal een periode die documentatiewerk vraagt. Vroeger, toen er ringmappen moesten gemaakt worden, was dat ook al zo. Hou je focus op wat belangrijk is!

 

Was dit artikel nuttig?