BIV

Onderwerpen die te maken hebben met het Instituut

U bent hier

Tijdens de stage: wat invullen in je stage-agenda en welke e-learningcursussen volgen?

Tijdens de stage: wat invullen in je stage-agenda en welke e-learningcursussen volgen?

Aangemaakt op: 17/03/2021
Laatste update: 19/03/2021

Je agenda dient om je stage-activiteiten in te "loggen". Meer over hoe je dit doet, lees je in de handleiding bij de stagetool. In dit artikel proberen we duidelijk te maken wat je kan invullen, en dit aan de hand van voorbeelden van wat we wel en niet verwachten. 

Tijdens je stage moet je minstens 100 documenten uploaden in de stagetool. Deze documenten moeten jouw stage-activiteiten staven.  

De bedoeling van het bijhouden van je agenda in de stagetool is om het BIV een zicht te geven op je concrete stage-activiteiten. De Uitvoerende Kamer beslist op basis van de inhoud die je zelf doorgaf of jouw stage kan gevalideerd worden en je toegang krijgt tot de bekwaamheidsproeven. Als de Uitvoerende Kamer op basis van de agenda geen zicht kan krijgen op welke activiteiten er tijdens de stage werden uitgevoerd, loop je het risico dat jouw stage niet kan gevalideerd worden. 

Vuistregel is: wees concreet, specifiek, to-the-point en duidelijk in je omschrijving. Zorg dat je bijlagen relevant zijn voor hetgeen je omschrijft.

Wat mag ik zoal invullen in mijn stage-agenda? En wat niet?

We geven, puur informatief, enkele voorbeelden. Dit is zeker geen exhaustieve lijst: er is nog zoveel méér dat je kan uploaden. 

Voorbeelden/tips voor bemiddelaars 

Deed je een opzoeking in het kader van het te koop of te huur stellen van een pand? Dan kan je bij ontvangst één van de documenten die je opvroeg of opmaakte (EPC, kadastrale legger, waardebepaling, bodemattest, attest van controle van elektrische installatie, ...) uploaden als bijlage bij deze activiteit. Volgt er nadien een verkoopovereenkomst of verhuurcontract, dan kan je op dat moment een nieuw item in je agenda toevoegen met dit document als bijlage. Mag je bij een agenda-item over een tekoopstelling van een pand een foto van dat pand toevoegen? Jazeker. Maar dat hoeven er geen 5 te zijn.  

Ook e-mailverkeer kan worden toegevoegd om je activiteit te staven. We hebben het dan over e-mailverkeer tussen stagiair en stagemeester, maar ook tussen stagiair en huurder/koper/notaris/...  

Droogweg ingeven dat je een paar uur bezig was met ‘administratie en e-mails’, vertelt ons echter te weinig over wat er concreet gebeurde. Dat is voor ons dan ook niet in orde. Minstens voeg je hier iets meer in detail toe wat je precies deed, over welke panden het ging én zorg je voor een bijlage die iets van je taken van dat tijdsblok verduidelijkt. 

Voorbeelden/tips voor syndici 

Uiteraard zijn er enkele no-brainers die je mag uploaden: een door jou (mede-)opgesteld pv van een algemene vergadering, of de info die je levert aan de notaris in het kader van een verkoop. Maar ook documenten die je ter voorbereiding van een AV hebt opgemaakt, opzoekingen die je hebt gedaan op vraag van mede-eigenaars en het e-mailverkeer hierrond, communicatie met leveranciers of notarissen, ...  

Communicatie die je voert in het kader van het financieel, technisch en administratief beheer van de residenties die je (mede) onder je hoede hebt zijn ook ok. 

Wordt je stagekantoor aangesteld als nieuwe syndicus in een residentie en was je bij die aanstelling betrokken, dan mag je documenten uploaden die je betrokkenheid tonen, en uiteraard ook het afgesloten contract met de VME zelf. 

Je mag als stagiair eigen activiteiten opstarten buiten het kantoor van je stagemeester. Maar deze activiteiten tellen niet mee voor je stage en mag je dus niet in je stage-agenda toevoegen. Als je eigen activiteiten opstart, doe dit dan in samenspraak met (of toch minstens met medeweten van) de stagemeester, om latere misverstanden om betwistingen te vermijden.

Documenten uploaden die persoonsgegevens bevatten

Op een aantal van de documenten kunnen ook persoonsgegevens voorkomen. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die gelinkt kunnen worden aan een persoon (naam, maar ook adres, e-mailadres, rekeningnummer,... ). 

Hiervoor moet je met een aantal GDPR-spelregels rekening houden. Voor jou als stagiair betekent dit concreet: 

1) dat je de betrokkenen informeert dat hun persoonsgegevens opgenomen worden in jouw stagetool. De eenvoudigste manier om dit te doen is door de opname van een vermelding in de privacy policy van je stagekantoor, waarin de betrokkenen geïnformeerd worden over het mogelijk gebruik van hun persoonsgegevens in de stagetool (en bijgevolg ook bij de mondelinge bekwaamheidsproef op het BIV). 

2) dat je voorziet in een procedure voor betrokkenen die bezwaar willen aantekenen tegen het gebruik van hun persoonsgegevens. Vermeld in de privacy policy dus zeker een e-mailadres waarop betrokkenen terecht kunnen met eventuele bezwaren. 

3) dat je rekening houdt met het mogelijk voorkomen van bijzondere categorieën van persoonsgegevens. Dit zijn persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken. Daarnaast gaat het ook om genetische gegevens, biometrische gegevens, gegevens over gezondheid, seksueel gedrag of seksuele gerichtheid. Het verwerken dit soort gegeven is verboden, tenzij je de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene verkrijgt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een persoon met een handicap die jouw hulp wil inschakelen bij de zoektocht naar een aangepaste huurwoning. 

Stage voor 2019 begonnen

Startte jouw stage vóór 2019? Dan werk jij nog niet met de stagetool. In dat geval maak je twee stageverslagen - met bijhorende documenten - op over de gelopen stage.

Een eerste stageverslag stuur je per post op na 2 maanden, het tweede verslag aan het einde van je stage. Hier is geen minimumaantal documenten voorzien, maar we vragen wel om elk verslag te beperken tot maximum 1 ringmap met inhoudstafel. Voeg bij het eerste en bij het tweede verslag je facturen of ereloonnota’s toe. Bij het tweede stageverslag voeg je ook een recent (max. 3 maanden oud) attest van het sociaal verzekeringsfonds waaruit blijkt dat je zelfstandig bent en het evaluatieformulier van de stagemeester. Ten slotte bezorg je de attesten van je gevolgde e-learningscursussen en het bewijs (max. 3 mnd oud) dat je beschikt over een derdenrekening. 

Om je dossier zo vlot mogelijk te kunnen behandelen, vragen we om rekening te houden met de volgende aandachtspunten. Zorg ervoor dat uit het stageverslag jouw persoonlijke tussenkomst als stagiair blijkt. Dat doe je door bijvoorbeeld een afdruk van je elektronische agenda of e-mailverkeer met je stagemeester of met klanten of anderen (notaris, boekhouder, leveranciers…) toe te voegen aan je dossier. Andere documenten waarin jouw naam vermeld wordt kunnen zijn: een volledig verkoopdossier, een volledig verhuurdossier, verslagen van algemene vergaderingen waaruit jouw interventie blijkt, mailverkeer/briefwisseling inzake beheer... 

Welke e-learningcursussen moet ik verplicht volgen?

De e-learningcursussen bevatten basisleerstof die nuttig is voor alle vastgoedmakelaars. Of je nu als bemiddelaar actief bent of als syndicus, je moet de voor jou verplichte e-learningcursussen tijdens je stage met succes afleggen.

Welke cursussen je moet volgen, hangt af van het moment van je inschrijving op de lijst van stagiairs. In je account kan je zien welke e-learningscursussen je al hebt afgelegd, welke voor jou verplicht zijn en hoe ver je staat.  

Trouwens: als er een cursus bij komt tijdens je stage, dan is deze voor jou niet verplicht, maar uiteraard raden we wel aan om ze te doen. We updaten voortdurend bestaande cursussen. Ga dus regelmatig eens kijken om op de hoogte te blijven van de actualiteit over de aangeboden onderwerpen.

Startte je stage nog voor 2019? We raden dan aan om alle e-learningcursussen te volgen. Om te weten welke voor jou echt verplicht zijn, kan je een mailtje sturen naar stage@biv.be. De attesten van behaalde e-learningcursussen vind je in je account bij de vormingsattesten. 

Was dit artikel nuttig?