Tijdens de stage: wat invullen in je stage-agenda en welke e-learningcursussen volgen?

Om je een idee te geven van wat voor ons relevante bijlagen bij je agenda-items kunnen zijn, hebben we twee lijsten samengesteld met indicatieve bijlagen. Eén lijst voor een bemiddelings- en een lijst voor een syndicusstage. Je hoeft niet per se alle bijlagen uit de lijst toe te voegen aan je stagetool, we willen hiermee vooral enkele zinvolle voorbeelden aanreiken die je kunnen inspireren. 

Let er ook op dat je bijlagen gevarieerd zijn en dat moet blijken dat je een persoonlijk aandeel in de betreffende activiteit hebt gehad. Weet dat het uploaden van bijlagen die in de lijst vermeld staan geen garantie bieden op de goedkeuring ervan door de leden van de UK of voor het slagen voor de praktische bekwaamheidstest. 

Omgaan met bijlagen: een voorbeeldje. Je wil jouw opzoekingen in het kader van een verkoopdossier toevoegen. Maak dan één bijlage met daarin volgende elementen 1) de door jou geregelde aanvraag aan de EPC deskundige (vb een e-mail) + het eigenlijke en volledige EPC, 2) de door jou geregelde aanvraag van het stedenbouwkundig uittreksel + het eigenlijke uittreksel, 3) alle eventuele overige documenten uit dit verkoopdossier. Noem deze bijlage "samenstelling verkoopdossier".

De lijst voor een stage als bemiddelaar

Verkoop

• schattingsverslag
• bemiddelingsopdracht (binnen kantoor – buiten kantoor)
• opzoekingen voor de samenstelling van het verkoopdossier: EPC, stedenbouwkundig uittreksel, kadastrale legger, controle elektrische installaties, watertoets, inlichtingen opgevraagd bij de syndicus bij de verkoop van een appartement, …
• publicatie (informatieplicht)
• bod / aanvaarding bod
• onderhandse verkoopovereenkomst / aankoop-verkoopbelofte
• minnelijke ontbinding onderhandse verkoopovereenkomst
• berekening kosten kopers

Verhuur

• bemiddelingsopdracht (binnen kantoor – buiten kantoor)
• opzoekingen in het kader van de samenstelling van het verhuurdossier: EPC, conformiteitsattest, …
• plaatsbeschrijving (bij intrede – bij uittrede)
• huurovereenkomst (woning huur – handelshuur – pop-up verhuur – gemene huur - terbeschikkingstelling)
• registratie huurcontract
• huurwaarborg
• indexatie huurgelden (berekening + kennisgeving)
• brandverzekering
• afrekening naar de huurder
• opzegbrief (eigen gebruik/einde huurtermijn/… )
• minnelijke ontbinding huurovereenkomst
• addendum aan huurovereenkomst

De lijst voor een stage als syndicus

• offerte met het oog op aanstelling als syndicus
• syndicusovereenkomst
• uitnodiging algemene vergadering + agenda + volmacht
• notulen algemene vergadering (gewone algemene vergadering – bijzondere algemene vergadering)
• aanwezigheidslijst algemene vergadering / bijzondere algemene vergadering
• boekhoudkundige documenten van een VME: balans, financieel verslag (=overzicht van de stand van de rekeningen van een VME)
• begroting gewone en buitengewone uitgaven
• afrekening (globaal – individueel)
• uitnodiging betaling (provisie, aandeel reservekapitaal,…)
• rappelbrief achterstallen
• antwoord aan notaris bij verkoop kavel uit mede-eigendom
• opmaak syndicusinlichtingen (om te bezorgen aan een vastgoedmakelaar-bemiddelaar in het kader van een verkoopdossier)
• verslag oplevering nieuwbouw
• documenten m.b.t. technische tussenkomsten of verzekeringen
• verslag raad van mede-eigendom, verslag rekeningcommissaris
• RIO
• EPC gemeenschappelijke delen
• asbestattest gemeenschappelijke delen 

De lijst voor een stage als rentmeester

Je kan een stage als rentmeester lopen op de deelkolom van de bemiddelaars of de deelkolom van de syndici. 

Oefen je binnen het kader van je stage (ook) activiteiten van rentmeester uit? In dat geval kan je de volgende bijlagen toevoegen:

• overeenkomst rentmeesterschap
• schattingsverslag
• publicatie (informatieplicht)
• bemiddelingsopdracht (binnen kantoor – buiten kantoor)
• opzoekingen in het kader van de samenstelling van het verhuurdossier: EPC, conformiteitsattest, …
• plaatsbeschrijving (bij intrede – bij uittrede)
• huurcontract (woning huur – handelshuur – pop-up verhuur – gemene huur - terbeschikkingstelling)
• registratie huurcontract
• huurwaarborg
• indexatie huurgelden (berekening + kennisgeving)
• brandverzekering
• daden van technisch beheer over de onroerende goederen in rentmeesterschap 

Opgelet! We zijn niet op zoek naar e-mailverkeer tussen stagiair en stagemeester. En ook: droogweg ingeven dat je een paar uur bezig was met ‘administratie en e-mails’, vertelt ons te weinig over wat er concreet gebeurde. Dat is voor ons dan ook niet in orde. Minstens voeg je hier iets meer in detail toe wat je precies deed, over welke panden het ging én zorg je voor een bijlage die iets van je taken van dat tijdsblok verduidelijkt.

Opgelet! Je mag als stagiair eigen activiteiten opstarten buiten het kantoor van je stagemeester. Maar deze activiteiten tellen niet mee voor je stage en mag je dus niet in je stage-agenda toevoegen. Als je eigen activiteiten opstart, doe dit dan in samenspraak met (of toch minstens met medeweten van) de stagemeester, om latere misverstanden en betwistingen te vermijden.

Op een aantal van de documenten kunnen ook persoonsgegevens voorkomen. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die gelinkt kunnen worden aan een persoon (naam, maar ook adres, e-mailadres, rekeningnummer,... ). 

Hiervoor moet je met een aantal GDPR-spelregels rekening houden. Voor jou als stagiair betekent dit concreet: 

1) dat je de betrokkenen informeert dat hun persoonsgegevens opgenomen worden in jouw stagetool. De eenvoudigste manier om dit te doen is door de opname van een vermelding in de privacy policy van je stagekantoor, waarin de betrokkenen geïnformeerd worden over het mogelijk gebruik van hun persoonsgegevens in de stagetool (en bijgevolg ook bij de mondelinge bekwaamheidsproef op het BIV). 

2) dat je voorziet in een procedure voor betrokkenen die bezwaar willen aantekenen tegen het gebruik van hun persoonsgegevens. Vermeld in de privacy policy dus zeker een e-mailadres waarop betrokkenen terecht kunnen met eventuele bezwaren. 

3) dat je rekening houdt met het mogelijk voorkomen van bijzondere categorieën van persoonsgegevens. Dit zijn persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken. Daarnaast gaat het ook om genetische gegevens, biometrische gegevens, gegevens over gezondheid, seksueel gedrag of seksuele gerichtheid. Het verwerken dit soort gegeven is verboden, tenzij je de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene verkrijgt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een persoon met een handicap die jouw hulp wil inschakelen bij de zoektocht naar een aangepaste huurwoning. 

De e-learningcursussen bevatten basisleerstof die nuttig is voor alle vastgoedmakelaars. Of je nu als bemiddelaar actief bent of als syndicus, je moet de voor jou verplichte e-learningcursussen tijdens je stage met succes afleggen.

Welke cursussen je moet volgen, hangt af van het moment van je inschrijving op de lijst van stagiairs. In je account kan je zien welke e-learningscursussen je al hebt afgelegd, welke voor jou verplicht zijn en hoe ver je staat.  

Trouwens: als er een cursus bij komt tijdens je stage, dan is deze voor jou niet verplicht, maar uiteraard raden we wel aan om ze te doen. We updaten voortdurend bestaande cursussen. Ga dus regelmatig eens kijken om op de hoogte te blijven van de actualiteit over de aangeboden onderwerpen.