Hoe reageer je best als er een klacht tegen je is ingediend?

Werk mee: dat is het belangrijkste advies dat we kunnen geven. Hoewel een klacht je misschien onterecht of zelfs onzinnig kan lijken, is het toch van belang dat de rechtskundig assessor* jouw zijde van het verhaal kent, zodat hij de standpunten van beide partijen kan analyseren. Dankzij jouw medewerking kan hij, waar nodig, de klacht zonder gevolg klasseren, en duidelijk maken aan de klager dat je jouw deontologische verplichtingen bent nagekomen. De dossiers die door de rechtskundig assessor worden geseponeerd (gemiddeld 3/4 van de inkomende klachten) worden altijd gemotiveerd. Omgekeerd kan het uitblijven van een antwoord ertoe leiden dat je wordt opgeroepen voor de Uitvoerende Kamer terwijl als, in sommige gevallen, de rechtskundig assessor jouw antwoord had verkregen, een oproeping vermeden had kunnen worden.

Wie kan een klacht neerleggen?

Het staat eenieder vrij om een klacht in te dienen. Het gaat hoofdzakelijk om consumenten (jouw klanten, een potentiële koper of huurder, een mede-eigenaar, …), maar het kan ook een concullega zijn, een notaris, onze dienst Opsporing, een overheidsinstantie, … De rechtskundig assessor kan ook zonder klacht (ambtshalve) beslissen om een tuchtdossier te openen.

Hoe?

Zodra er een klacht is ontvangen, wordt er een dossiernummer toegewezen. De behandeling van klachten is gedigitaliseerd via een formulier op de website van het BIV. Het doel is om klagers in staat te stellen hun klacht te structureren waarbij zij de feiten of tekortkomingen dienen te beschrijven alsook de redenen aangeven waarom zij menen dat de feiten of nalatigheden een tekortkoming uitmaken in hoofde van de vastgoedmakelaar. Er wordt hen ook steeds gevraagd om bewijsstukken toe te voegen om deze punten te staven.Het BIV is zich bewust van het feit dat er soms onterechte klachten zijn die tijdverlies betekenen voor zowel het instituut als voor de vastgoedmakelaar. Om dit te vermijden, zullen we de klachtingang op termijn anders aanpakken zodat ons meer gegronde klachten bereiken. Meer info volgt op een later moment wanneer dit concreet is uitgewerkt.

Verloop van de procedure

• De procedure verloopt volledig schriftelijk. Je wordt door de rechtskundig assessor aangeschreven met het verzoek om gericht te antwoorden op de vragen die n.a.v. de klacht zijn gerezen en om ons jouw standpunt kenbaar te maken;

• Je beschikt over een termijn van 15 dagen, behoudens uitzonderlijke gevallen, waarbinnen je moet antwoorden. Kan je om een gegronde reden niet tijdig antwoorden (ziekte, ongeval, …), laat dit dan weten aan het secretariaat van de Kamer, zodat je hiervoor bijkomende tijd krijgt;

• Probeer je eerste antwoord beknopt maar volledig te formuleren. Het is zo dat de rechtskundige  assessor je altijd bijkomend kan bevragen als hij meer inlichtingen wenst.

Heb je vragen?

Aarzel niet om het secretariaat van de Uitvoerende Kamer te contacteren die al jouw vragen over het verloop van de procedure zal beantwoorden.

* (een advocaat hiertoe benoemd door de minister van middenstand die de klacht onderzoekt en beslist over seponering of doorverwijzing)

Voor bijkomende info kan je ook terecht op onze webpagina.