Mag ik als stagiair documenten die persoonsgegevens bevatten gebruiken in mijn stageverslag of uploaden in de stagetool? Wat met de GDPR- regelgeving?

Tijdens je stage moet je minstens 100 documenten uploaden in de stagetool (of een stageverslag op papier maken als je stage begon voor 2019). Deze documenten moeten jouw stage-activiteiten staven. Het kan gaan om documenten die je verzamelt in het kader van een verkoop- of verhuuropdracht, om verkoopovereenkomsten, huurcontracten, verslagen van bijeenkomsten, schattingsverslagen, e-mails of brieven tussen stagiair en stagemeester of tussen stagiair en cliënten, noem maar op...

Op een aantal van deze documenten kunnen ook persoonsgegevens voorkomen. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die gelinkt kunnen worden aan een persoon (naam, maar ook adres, e-mailadres, rekeningnummer,... ). Je bent zelf verantwoordelijk voor de gegevens die je doorgeeft. Het BIV neemt hier enkel kennis van en geeft deze gegevens onder geen beding verder door.

Dat betekent dat je als stagiair 2 mogelijkheden hebt:

  • ofwel informeer je de betrokkene en vraag je toestemming om de documenten in kwestie te mogen gebruiken in jouw stagedossier,
  • ofwel verwijder je de persoonsgegevens van de documenten (je maakt ze dus anoniem, dat kan manueel of met behulp van een daartoe gemaakt programma).             
20 juni 2019