Ik ben syndicus. Wat met Algemene Vergaderingen nu lockdownperiode voorbij is ? Wettelijk uitstel?

Minister Geens stelt in een  richtlijn van 21 mei dat er opnieuw algemene vergaderingen georganiseerd kunnen worden.  Volgens de richtlijn mag men mensen samenbrengen voor een AV, op voorwaarde dat de zaal groot genoeg is om de afstand van anderhalve meter tussen de mede-eigenaars te garanderen. Lees de tekst van deze richtlijn in de BIV flash nr 23.

De algemene vergaderingen die door de beperkende coronamaatregelen niet konden plaatsvinden in de (lockdown)periode vanaf 10 maart 2020 moeten plaatsvinden binnen de vijf maanden na 30 juni 2020. Zo kan een syndicus ook de zomermaanden overbruggen, indien er geen vergaderingen kunnen plaatsvinden. De algemene vergadering moet dan uiterlijk tegen eind november georganiseerd worden. Tijdens dit uitstel wordt de continuïteit verzekerd:  de mandaten van de syndicus en de leden van de raad van mede-eigenaars worden verlengd tot bij deze eerstvolgende algemene vergadering. Zij oefenen verder hun bevoegdheden uit, zo veel als mogelijk binnen de geldende voorschriften. De mogelijkheid de syndicus te ontslaan of aan de rechter te vragen een voorlopige syndicus aan te wijzen blijft evenwel bestaan.

 

Ingevolge de verstrengde maatregelen van de Nationale Veiligheidsraad van 27 juli 2020 werd contact genomen met het kabinet Geens. 

Volgens de minister is er voor algemene vergaderingen niets veranderd: ‘Na bijkomende navraag bij het crisiscentrum, kan ik bevestigen dat een algemene vergadering van mede-eigenaars nog steeds als professionele activiteit geldt’. Met andere woorden: algemene vergaderingen zijn volgens de minister niet verboden en kunnen/moeten plaatsvinden.

Er is geen verbod op niet-essentiële verplaatsingen, ook niet in Antwerpen. Mede-eigenaars mogen zich nog altijd verplaatsen om een algemene vergadering bij te wonen, ook wanneer ze daarvoor de gemeente- of provinciegrenzen moeten oversteken. Let wel, in Antwerpen moet men rekening houden met de avondklok die geldt tussen 23u30 en 6u ’s ochtends. Iedere Antwerpse mede-eigenaar die een algemene vergadering bijwoont, moet om 23u30 thuis zijn.

Het standpunt van de minister inzake het aantal deelnemers blijft tevens ongewijzigd. Net omdat een algemene vergadering een professionele activiteit vormt, zijn de regels inzake sociale bubbels er niet op van toepassing: ‘er geldt in principe geen maximum aantal deelnemers, maar er wordt met aandrang gevraagd om de basisrichtlijnen op het vlak van afstand en hygiëne na te leven’.

Bij de organisatie van algemene vergaderingen moeten de veiligheidsvoorschriften uit de sectorgids nauwgezet worden toegepast!

 

De Minister deed tevens enkele suggesties om binnen het bestaande wettelijk kader 'creatief' te handelen. Hierna een letterlijke weergave:

  • Alle vergaderingen kunnen grondig worden voorbereid op basis van voorafgaande telefonische contacten / video gesprekken. Op basis hiervan kan worden bekeken of er consensus kan worden bereikt, wat de mogelijkheid biedt om de procedure schriftelijk te voeren. Indien niet, kan de vergadering op fysieke wijze doorgaan, maar eventueel met een beperkt debat of met een focus op de belangrijkste discussiepunten
  • Mede-eigenaars die niet willen deelnemen aan de vergadering, zijn hiertoe niet verplicht. Indien ze toch mee willen beslissen, kunnen ze een volmacht verlenen. Voor elke mede-eigendom kan het aantal deelnemers zo theoretisch gezien worden beperkt tot 5 personen + de syndicus, als er maximaal gebruik wordt gemaakt van de volmachten. Dit zal niet overal haalbaar zijn, en hoeft ook niet het streefdoel te zijn, maar toont wel aan dat het aantal deelnemers heel sterk kan worden beperkt. Het is ook belangrijk de mede-eigenaars erop te wijzen dat het verlenen van volmachten het voordeel biedt dat het quorum kan worden bereikt, zodat er een meer gedragen beslissing kan worden bereikt. 
  • Indien noodzakelijk omdat het quorum niet wordt bereikt, kan een tweede vergadering een oplossing bieden. Dit is uiteraard niet ideaal, maar gelet op de uitzonderlijke omstandigheden is het ook geen probleem dat dit eenmalig plaatsvindt.
  • In combinatie met de volmachten, kan er een ‘hybride’ vergadering plaatsvinden die deels fysiek, deels via video kan doorgaan. Mede-eigenaars die dat wensen kunnen de vergadering volgen via video en zelfs deelnemen aan het debat. Omdat het niet mogelijk is te stemmen via video, kan dit verlopen via een lasthebber die wel ter plaatse deelneemt. Deze methode biedt zeker voordelen voor een mede-eigendom waar sommige mede-eigenaars niet en anderen dan weer wel fysiek willen deelnemen aan de vergadering.
  • Het is belangrijk om naar de syndici en de mede-eigenaars te communiceren dat zolang de belangrijkste regels op het vlak van basishygiëne en afstand houden worden gegarandeerd, het risico op besmetting laag blijft.
  • Gelet op bovenstaande suggesties, is het vooral essentieel dat de syndici in dialoog gaan met de mede-eigenaars om te beoordelen welke piste het beste wordt gevolgd voor een specifieke mede-eigendom.

 

 

29 juli 2020