BIV

Onderwerpen die te maken hebben met het Instituut

U bent hier

De erkenning van een rechtspersoon: voorwaarden en checklist

De erkenning van een rechtspersoon: voorwaarden en checklist

Aangemaakt op: 19/12/2017
Laatste update: 05/08/2019

Sinds 1 september 2013 erkent het BIV rechtspersonen als vastgoedmakelaar, als deze aan een reeks voorwaarden voldoen. De persoonlijke erkenning blijft behouden.

De erkenning van de rechtspersoon is een mogelijkheid, geen verplichting. Natuurlijke personen die het beroep uitoefenen moeten nog steeds over een eigen BIV-erkenning beschikken. 

De BIV-erkenning is strikt persoonlijk en kan niet worden overgedragen aan een derde noch aan een rechtspersoon. Eenieder die in hoedanigheid van zelfstandige (zoals ook bestuurder, zaakvoerder, vennoot) vastgoedmakelaarsactiviteiten uitoefent, moet over een eigen BIV-nummer beschikken.

Als de rechtspersoon niet ingeschreven is op het Tableau, zijn de zaakvoerders, bestuurders en/of actieve vennoten volledig burgerlijk aansprakelijk voor de handelingen gesteld in de uitoefening van het beroep in het kader van een rechtspersoon.

 

Voorwaarden

Om de rechtspersoon te laten erkennen moet aan enkele voorwaarden voldaan zijn. Deze voorwaarden zijn vastgelegd in art. 10 van de Vastgoedmakelaarswet.

Alle zaakvoerders, bestuurders, leden van het directiecomité en meer algemeen alle zelfstandige lasthebbers die optreden in naam en voor rekening van de rechtspersoon, dienen BIV-erkende vastgoedmakelaars te zijn.

Het doel en activiteit moeten beperkt zijn tot het verlenen van diensten die behoren tot de uitoefening van het beroep van vastgoedmakelaar en mogen hiermee niet onverenigbaar zijn.

Indien de rechtspersoon is opgericht in de vorm van een naamloze vennootschap of een commanditaire vennootschap op aandelen, moeten de aandelen op naam zijn.

Ten minste 60 % van de aandelen alsook van de stemrechten moeten, rechtstreeks of onrechtstreeks, in het bezit zijn van BIV-erkende vastgoedmakelaars; alle overige aandelen mogen slechts in het bezit zijn van natuurlijke personen of rechtspersonen, die een niet-onverenigbaar beroep uitoefenen en opgegeven zijn bij het Instituut. Deze natuurlijke personen of de uiteindelijke begunstigden mogen niet het voorwerp hebben uitgemaakt van de volgende veroordelingen: een criminele straf; een gevangenisstraf zonder uitstel van ten minste een jaar voor een van de misdrijven vermeld in artikel 1 van het koninklijk besluit nr. 22 van 24 oktober 1934 waarbij aan bepaalde veroordeelden en aan de gefailleerden verbod wordt opgelegd bepaalde ambten, beroepen of werkzaamheden uit te oefenen en waarbij aan de rechtbanken van koophandel de bevoegdheid wordt toegekend dergelijk verbod op te leggen; een strafrechtelijke geldboete van ten minste 2 500 euro vóór toepassing van de opdeciemen, wegens inbreuk op de wetgeving betreffende het voorkomen van het witwassen en de financiering van terrorisme.

De rechtspersoon mag geen deelnemingen bezitten in andere vennootschappen of rechtspersonen dan van uitsluitend professionele aard. Het maatschappelijk doel en de activiteiten van deze vennootschappen mogen niet onverenigbaar zijn met de functie van vastgoedmakelaar.

In het kort:

  • alle zaakvoerders, bestuurders, ..., zijn BIV-erkend
  • het doel is beperkt tot vastgoedmakelaardij
  • in het geval van een nv of comm.v. zijn de aandelen op naam
  • minstens 60% van de aandelen is in het bezit van BIV-erkende vastgoedmakelaars
  • de rechtspersoon bezit geen deelnemingen in andere rechtspersonen dan deze van professionele aard

Ter herinnering: wie als bediende werkzaam is in een vastgoedkantoor, hoeft zelf niet over een BIV-erkenning te beschikken, tenzij die bediende ook zaakvoerder, bestuurder of vennoot is binnen de vennootschap.

 

Checklist benodigde documenten

Vooraleer de Uitvoerende Kamer je dossier kan onderzoeken, dien je alle gevraagde informatie volledig over te maken bij het indienen van je aanvraag. Met "alle gevraagde informatie" bedoelen we alle volgende documenten:

  • Aanvraag- en inlichtingenformulier
  • Oprichtingsakte of gecoördineerde statuten
  • Kopie aandelenregister
  • Kopie van de publicatie in het Belgisch Staatsblad van de zelfstandige mandatarissen
  • Uittreksel uit het strafregister
  • Verifiëren van de inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) van de rechtspersonen en van de natuurlijke personen
  • Bewijs betaling dossierkosten

1. Aanvraag- en inlichtingenformulier

Neem het formulier "aanvraag tot inschrijving van een rechtspersoon" bij de hand. In bijlage van dat formulier vind je ook een "inlichtingenformulier".

Vermeld steeds de naam en voornaam van alle zelfstandige mandatarissen (bestuurders, zaakvoerder, leden directiecomité) van de vennootschap naast de handtekening(en) onderaan.

Stuur het aanvraag- en inlichtingenformulier samen met de hieronder opgesomde documenten aangetekend naar het BIV. Vul dit bij voorkeur digitaal in.

2. Oprichtingsakte of gecoördineerde statuten

Voeg de oprichtingsakte bij de aanvraag toe (indien het een nieuw opgerichte rechtspersoon betreft) of de gecoördineerde of nieuwe statuten zoals deze werden opgesteld en ter griffie neergelegd na de meest recente statutenwijziging (getekend en afgestempeld door de griffie of notaris).

Opgelet: het verslag van de (buitengewone) algemene vergadering waarop beslist werd om een statutenwijziging door te voeren is onvoldoende.

3. Kopie aandelenregister

Maak een goed leesbare kopie van alle beschreven pagina’s (met inbegrip van het identificatieblad/voorblad) van het aandelenregister over. De namen en adressen van de aandeelhouders moeten goed leesbaar zijn, alsook de informatie over de inschrijving van het kapitaal, de overnames en overdrachten van aandelen. Het nauwkeurig bijhouden van een aandelenregister is voor de meeste vennootschappen een verplichting opgelegd door het Wetboek vennootschappen. 

4. Kopie van de publicatie in het Belgisch Staatsblad van de zelfstandige mandatarissen

Voeg bij je aanvraag een kopie toe van de publicatie in het Belgisch Staatsblad van de benoeming van de bestuurder(s), zaakvoerder(s), leden van het directiecomité en meer algemeen van alle zelfstandige mandatarissen van de rechtspersoon.

5. Uittreksel uit het strafregister

Voeg bij je aanvraag een uittreksel uit het strafregister toe van alle natuurlijke personen die geen BIV-lid zijn maar wel aandeelhouder in de rechtspersoon waarvoor de aanvraag tot BIV-erkenning wordt ingediend. Dit uittreksel is niet ouder dan drie maanden.

6. Verifiëren van de inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) van de rechtspersonen en van de natuurlijke personen

Een nieuw opgerichte vennootschap moet, na neerlegging ter griffie, via het ondernemingsloket geregistreerd zijn. Deze registratie dient te gebeuren vóór je de aanvraag tot erkenning van de rechtspersoon naar het BIV stuurt.

Neem je een bestaande (handels-)vennootschap over, ga dan zeker na of de verschillende administraties (BTW, RSZ, ….) bij de inschrijving van de rechtspersoon in de KBO de activiteiten (NACEBEL-code) correct vermelden en laat deze verbeteren indien nodig. Voor vastgoedmakelaarsactiviteiten zijn deze specifieke NACEBEL-codes van toepassing.

7. Bewijs betaling dossierkosten

De dossierkosten moeten gestort worden op rekeningnummer IBAN BE 42 2100 7181 9054 van het BIV te Brussel met vermelding van de naam, de rechtsvorm en het ondernemingsnummer van de rechtspersoon.

Voeg een kopie van het betalingsbewijs bij de aanvraag.

Stagiair-vastgoedmakelaars

Een stagiair-vastgoedmakelaar kan slechts een rechtspersoon oprichten of er vennoot, zaakvoerder, bestuurder of lid van het directiecomité van zijn, indien het een rechtspersoon betreft waarin de stagiair het beroep samen met zijn stagemeester uitoefent of met een natuurlijke persoon die is ingeschreven op het Tableau van de vastgoedmakelaars. 

Automatisch verzekerd

De rechtspersonen waar BIV-leden hun vastgoedmakelaarsactiviteiten mee uitoefenen of de leiding waarnemen zijn ook verzekerd via de collectieve polis (zie art.1.2. van de collectieve polis).

De namen van de vennootschappen moeten, voor wat de BIV-polis betreft, niet meegedeeld worden.

Let wel: andere activiteiten dan deze van vastgoedmakelaar zijn niet verzekerd door de BIV-polis, ook niet in hoofde van de vennootschap. Dus indien binnen de vennootschap ook andere activiteiten worden uitgeoefend, zoals bouwpromotie/vastgoedpromotie, dan is dit niet gedekt door de BIV-polis en moet je hiervoor een afzonderlijke verzekering afsluiten.
Was dit artikel nuttig?